V článku o kontaktních formulářích jsme psali, jak důležité je obratem odpovídat na e-maily, které vám od vašich návštěvníků právě skrze kontaktní formuláře přijdou, když se třeba jedná o upozornění na odběr nových příspěvků vašeho blogu.
Odpovídat na tyto zprávy a upozornění jde vesměs třemi způsoby. První způsob je na každý e-mail odpovídat jednotlivě vždy novým textem. Tento způsob vám zajistí o něco individuálnější přístup ke každému z vašich čtenářů, zároveň je to ale způsob ze všech tří ten nejpracnější, obzvlášť pokud vaše příspěvky začne odebírat větší počet lidí.
Druhá možnost je připravit si ve vašem e-mailovém poskytovateli šablonu pro odpovědi, které se můžou navíc automaticky rozesílat jako odpověď na každý příchozí e-mail, který bude splňovat určitá kritéria (například konkrétně vyplněný předmět). Tady ale zase vzniká problém, že pokud si váš formulář začne vyplňovat nějaký robot, začne vaše schránka automaticky posílat odpovědi na e-maily, které jsou vlastně o ničem.
Třetí a nejlepší možnost se tedy vlastně přímo nabízí: napište si šablonu (kterou pro své zákazníky můžete eventuálně personalizovat), jež pak můžete ručně rozesílat, aniž byste pokaždé museli vytvářet samostatný nový e-mail.
V následujícím postupu si vysvětlíme, jak v mailových zprostředkovatelích Seznam a Gmail nastavit mailové šablony pro opakované rozesílání mailových odpovědí a jak toto rozesílání i případně automatizovat.
Nastavení šablony na Gmailu
Nejprve je třeba vytvořit si šablonu pro zprávu, třeba v podobě příkladu uvítání čtenářů blogu JuicyFolio zobrazeného výše. Ve vašem Gmailu musíme nejdříve aktivovat možnost předpřipravené odpovědi. Ve vašem Nastavení zvolte záložku Laboratoř a aktivujte Předpřipravené odpovědi, pak vše uložte.
Nyní už můžete vytvořit zprávu, ze které chcete udělat šablonu. Nemusíte vyplňovat příjemce ani předmět, ty si předpřipravené odpovědi pamatovat stejně nebudou. V této nové zprávě klikněte na šipku Další možnosti a poté vyberte Předpřipravené odpovědi a Nová předpřipravená odpověď. Této nové předpřipravené odpovědi (nebo tedy zkráceně šabloně) vyplníte název a pak ji uložíte.
Původní koncept, ze kterého vaše šablona vznikla, můžete klidně smazat, dejte si ale pozor na to, abyste při vkládání šablony omylem nezvolili Uložit místo Vložit, kdy by se vám původní šablona přepsala na prázdnou zprávu (je to podobný nešvar, jako když si ve hře omylem popletete Save a Load).
Automatické odesílání odpovědí na Gmailu
Pokud vám nestačí mít na svém mailu schované už automaticky předepsané odpovědi na zprávy a chcete, aby je vaše schránka rovnou i automaticky rozesílala (což ale může mít ony spambotové nevýhody, o kterých jsme psali výše), postup toho si projdeme právě nyní.
Ve vyhledávacím panelu vašeho Gmailu klikněte na ikonku trojúhelníčku (▾) a vyberte kritéria, podle kterých má Gmail poznat ty e-maily, na které má automaticky odpovídat. V našem případě budou takové e-maily mít stejný předmět, nejspíše něco ve smyslu „Došlo k vyplnění kontaktního formuláře“. Až budou patřičná kritéria vyplněna, zvolte Vytvořit filtr z tohoto vyhledávání.
V dalším panelu zvolte Odeslat předpřipravenou odpověď a vyberte vámi uloženou šablonu. K tomu můžete zaškrtnout ještě i možnost Přeskočit doručenou poštu (Archivovat), pokud nechcete, aby se konverzace objevila i ve výpisu vašich doručených zpráv. Pak stačí celou operaci dokončit kliknutím na Zvolit filtr a vše je hotovo.
Pokud si chcete otestovat, že tento postup skutečně funguje, odešlete libovolný e-mail s předmětem „Došlo k vyplnění kontaktního formuláře“ na e-mail foliestavnata@gmail.com. Obratem vám pak přijde zpráva z našeho blogu.
V praxi tento předmět ale samozřejmě nebudou vyplňovat vaši čtenáři, nýbrž bude vyplněn automaticky v rámci kontaktního formuláře, skrze nějž vás vaši návštěvníci budou kontaktovat. Kontaktní formuláře, třeba i se speciální e-mailovou adresou, na který chcete, aby upozornění z něj chodily, vám pak připravíme zcela zdarma prostřednictvím naší služby Nastavení+.
Automatické odesílání předpřipravené zprávy na Seznamu
Věřte nebo ne, ale celý ten proces, který jsme si popisovali u Googlu, je u českého mailového poskytovatele Seznam.cz mnohem jednoduší. Ve vaší mailové schránce na Seznamu je třeba nejdřív otevřít Nastavení, zvolit záložku Filtry a poté Přidat nový filtr.
Poté vyplníte název filtru a aktivujete ho. Dále vyplňte podmínku (přestože jich lze navolit víc, v našem případě stačí pouze jedna), podle které se budou vybírat e-maily, na které se bude automaticky odpovídat, v našem případě je to tedy opět konkrétní předmět.
Vyplňte obsah automatického e-mailu, který chcete rozesílat, v našem případě tedy opět uvítací mail do našeho blogu. Pak už jen stačí vše uložit.
Jak toto automatické odpovídání funguje si můžete opět otestovat tak, že odešlete libovolný e-mail na adresu foliestavnata@seznam.cz s předmětem „Došlo k vyplnění kontaktního formuláře“.
Formuláře na váš web i případný speciální mail, na který vám upozornění z něj budou chodit, vám opět můžeme připravit zcela zdarma v rámci našeho programu Nastavení +.
